Organiseringen af Danskernes Digitale Bibliotek

Jakob Heide Petersen

Fokus på lederinvolvering, it-strategisk tænkning, professionalisering og brugerbehov

Danmark er i international sammenhæng blandt de lande, der er nået længst med digitaliseringen af den offentlige sektor. Det blev slået fast på den digITALIsér – IT-arkitekturkonfe-rencen, som blev afholdt i Århus i midten af april måned.

Blandt de mange oplæg på konferencen var en præsentation fra Finansministeriet af resultaterne af et OECD-review af den danske indsats for digitalisering af den offentlige sektor. Det var i den forbindelse, at Danmark høstede anerkendelse i en international sammenligning. Det blev dog også påpeget, at der er et betydeligt potentiale for forbedring af indsatsen, hvis man skal høste gevinsterne af den digitale udvikling.

Udfordringer for digitalisering

Der blev peget på fire udfordringer og dermed fire mulige indsatsområder, når der skal laves ny digitaliseringsstrategi til efteråret.

For det første påpeges det, at digitaliseringen i vidt omfang er foregået på administrative områder og ikke i tilstrækkeligt omfang er anvendt strategisk for at udvikle selve den offentlige service. Det kunne tyde på, at konsolidering og rationalisering af interne sagsgange ved hjælp af it fortsat fylder mere end anvendelse af it til at lave innovative løsninger på kerneområderne.

For det andet kan gevinstrealiseringen forbedres. Det lykkes i mange tilfælde ikke at høste gevinsterne ved digitale løsninger. Det skyldes bl.a. manglende anvendelse af business cases, eller at man ikke råder over tilstrækkelige projektledelseskompetencer. Det er tilsyneladende behov for bedre opfølgning på implementeringen af nye digitale løsninger og på at sikre, at løsningerne erstatter andre løsninger og dermed rent faktisk bidrager til at frigive ressourcer.

I præsentationen blev der henvist til beregninger fra en kommune, som viste, at behandling af en personlig borgerhenvendelse om f.eks. flytning koster 150 kr. mens det koster 3 kr. hvis den samme proces håndteres ved hjælp af digital selvbetjening. Her er det en ledelsesopgave at sikre, at der flyttes ressourcer fra håndtering af personlige henvendelser til det digitale område i et omfang, som afspejler gevinsterne.

For det tredje er der i mange tilfælde et utilstrækkeligt brugeroptag af digitale løsninger, fordi man f.eks. ikke er tilstrækkelig god til at markedsføre dem eller ikke anlægger et brugerperspektiv i udformningen af løsningerne. Det handler både om bedre kanalstrategier, som når studerende ikke længere kan ansøge om SU pr. brev, men udelukkende over internettet, og om at lave løsninger, der er målrettet brugernes behov.

Endelig peger OECD-reviewet på, at man ikke i tilstrækkelig grad formår at gøre op med silotænkning og således etablere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder og institutioner. Det er borgeren og ikke institutionen, der er udgangspunktet for gode offentlige digitale løsninger.

Det fremgår tydeligt, at OECD forsøger at sætte sig både i slutbrugerens og skatteyderens sted, og dette perspektiv samt de mere generelle udfordringer er formentlig også relevante for bibliotekssektorens arbejde med Danskernes Digitale Bibliotek (DDB).

Fælles løsninger

Rapporten om folkebibliotekerne i vidensamfundet indeholder en beskrivelse af biblioteksudviklingen på det digitale område og en række anbefalinger. Den væsentligste af disse er anbefalingen om etablering af en fælles organisation for DDB.

Det er vigtigt af flere grunde: Danskernes Digitale Bibliotek er ikke en færdig vision eller løsning, som man blot kan gå i gang med at etablere. Det er ikke tilstrækkeligt eksempelvis at lave en portal og så håbe på, at brugerne synes, det er interessant. Derfor er det vigtigt, at der er et forum, hvor man konkret kan drøfte og udvikle fælles løsninger. Løsningerne skal være fælles, fordi der ikke er råd til at udvikle mange forskellige lokale løsninger, fordi fælles løsninger giver et bedre grundlag for videreudvikling og fordi få biblioteker råder over ekspertisen til at udvikle løsninger, som er ’state of the art’ på det digitale område.

Organiseringen er også vigtig, fordi der er behov for konsolidering af den eksisterende infrastruktur. Det er uholdbart, at folkebibliotekerne i dag indkøber licensbelagte digitale informationsressourcer, som kun benyttes i begrænset omfang, fordi de ikke kan eksponeres over for brugerne i de lokale systemer. Som det er påpeget i rapporten, er der behov for en koordinering i indkøbet af licenserne og en udvikling af den fælles infrastruktur med kobling til de lokale systemer.

En fælles organisation vil også have koordinering som en vigtig opgave. Der er ikke ressourcer til at udvikle flere ens løsninger, og det er derfor nødvendigt at sikre prioritering af nye initiativer. Der bliver behov for en løbende arbejdsdeling mellem biblioteker i udvikling og drift af fælles løsninger. Man har allerede prøvet dette med stor succes i udviklingen og driften af netbibliotekerne. Der vil dog fremover formentlig også blive tale om fælles løsninger på bibliotekernes kerneområder – materialeforsyningen kunne være et sådan område. Her kunne et enkelt bibliotek eller en anden institution få mulighed for at udvikle og drive fælles løsninger. Forudsætningen er naturligvis, at de øvrige biblioteker har reel indflydelse på løsningen, f.eks. gennem en styregruppe eller en bestyrelse.

Det er vigtigt at bevare et reelt valg i forhold til de kommercielle løsninger og at kunne skifte leverandør, når det er hensigtsmæssigt. En fornuftig organisering af samarbejde om fælles løsning indebærer omvendt, at det enkelte bibliotek primært bør udvikle og drive egne løsninger i de tilfælde, hvor dette giver en klar fordel for slutbrugeren. Her er koblingen mellem den digitale formidling og aktiviteterne i det fysiske biblioteksrum og i lokalsamfundet naturligvis særlig relevant.

Folkebibliotekerne har rigtig gode traditioner for samarbejde og fælles løsninger. Fra låne- og katalogiseringssamarbejde over bibliotek.dk og netbibliotekerne til det store engagement i Palles Gavebod. Det er vigtigt, at de enkelte biblioteker udvikler strategier for egen biblioteksudvikling med prioriteringer af indsatser og fravalg af opgaver. Med det udgangspunkt bør det lokale bibliotek også engagere sig i at levere idéer, projekter og ønsker til etableringen af Danskernes Digitale Bibliotek.

Konkrete initiativer

Som det fremgår, forudsætter organiseringen af Danskernes Digitale Bibliotek en diskussion blandt alle relevante interessenter. Staten og KL skal således aftale de helt overordnede rammer for organiseringen. Koordinationsgruppen for Netbibliotekerne har allerede afholdt et seminar, hvor man har drøftet de konkrete handlinger, som kan udgøre de første skridt mod Danskernes Digitale Bibliotek.

Det er allerede et godt udgangspunkt for arbejdet med Danskernes Digitale Bibliotek bl.a. i form af de mange lokale initiativer. Arbejdet med Ting-projektet, erfaringerne med Palles Gavebod og bestræbelserne på effektiv integration af data fra netmusik.dk til bibliotek.dk er væsentlige bidrag til at konkretisere rammen for Danskernes Digitale Bibliotek. I starten af juni afholdes et større møde for bibliotekschefer om udvikling af folkebibliotekerne og dette møde vil givetvis også kunne bidrage med idéer til rammerne for Danskernes Digitale Bibliotek. Der vil dog næppe foreligge konkrete handlingsplaner før organiseringen er på plads.

Perspektiver

Det generelle budskab i reviewet fra OECD synes at være, at ledere i den offentlige sektor i højere grad skal involvere sig i udformningen af digitale løsninger og blive bedre til at anvende it strategisk i forhold til kerneopgaverne. Desuden peges der på, at udviklingen bør professionaliseres, og at løsningerne skabes på tværs af institutionelle grænser og med udgangspunkt i brugerne.

Bibliotekernes og styrelsens udfordring er vel netop at etablere nogle rammer for Danskernes Digitale Bibliotek, som kan honorere disse fordringer.

Udvalget bag rapporten om folkebibliotekerne i vidensamfundet anbefaler: at DDB hurtigst muligt etableres som en fælles organisation for alle nationale biblioteksservices med ud gangspunkt i et tæt samarbejde om fælles data, fælles arkitektur og koordineret formidling at de relevante interessenter aftaler de organisatoriske rammer for DDB at folkebibliotekerne skaber en endnu tættere koordinering af indkøbet af digitale materialer at formidling af digitaliseret kulturarv etableres som indsatsområde at folkebibliotekerne udvider lånesamarbejdet med forskningsbibliotekerne til også at omfatte digitale materialer, hvor dette er muligt at folkebibliotekerne styrker den frieadgang til information ved at understøtte creative commons og Open Access